Tag archieven: vng

Bloggen vanuit je rol als adviseur

De laatste maanden waren druk. Veel van mijn tijd werd in beslag genomen door een grote opdracht, maar door het karakter van die klus kan ik er – helaas – niet over bloggen.

Sommige opdrachten lenen zich nu eenmaal slecht voor openheid.

Gezien de rol die vertrouwen speelt in adviesrelaties is het maar de vraag of bloggen over opdrachten eigenlijk wel gepast is. Strategische veranderingen en onderzoeken met een potentieel grote impact zijn nu eenmaal gebaat bij een zekere mate van geheimhouding. Zeker wanneer de opdracht nog loopt en waarschijnlijk zelfs daarna.

Daarom zijn blogs vaak geschreven ‘after the fact’. Daarbij probeer ik er ook rekening mee te houden dat ze niet te makkelijk te herleiden zijn naar bepaalde klanten. En daarmee bedoel ik in dit geval de persoon van de opdrachtgever, niet per se de opdrachtgevende organisatie.

Uitzonderingen zijn, bijvoorbeeld, deze blog over indieningsvereisten. De opdrachtgevende organisatie (VNG) wil haar boodschap verspreiden. Dan past het heel goed om een of meerdere blogs te schrijven over het resultaat.

Bovendien is het resultaat van de opdracht niet gericht op de VNG zelf. Dat maakt het minder gevoelig: het gaat niet over de opdrachtgever zelf. Maar over anderen. De VNG wilde met het resultaat het gedrag van gemeenten beïnvloeden. De boodschap: “gemeenten kunnen met minder bewijslast volstaan en moeten dus indieningsvereisten schrappen.”

Ook zijn de blogs vaak ‘veralgemeniseerd’ en geïnspireerd op adviezen die ik had willen geven of die het eindadvies niet hebben gehaald. Het zijn mogelijkheden die door de adviseur zijn voorgesteld, maar waar geen gebruik van is gemaakt. Vaak omdat ze te ver gaan of te gewaagd zijn. Ook gebeurt het dat er ‘net buiten de randen van de opdracht’ verbeteringen mogelijk zijn.

Aan de andere kant, als een opdrachtgever Zenc inhuurt kan hij – naast een gerealiseerde opdracht – ook enkele adviezen verwachten die hem net te ver gaan of die eigenlijk net buiten de opdracht vallen. Dat geldt soms ook samenwerken met mij. 🙂 Het levert echter wel uitstekende onderwerpen om over te bloggen!

@genda 2015: De vragen van burgemeester Han Polman beantwoord

Op 24 mei heeft de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) de Gemeentelijke Agenda Informatiebeleid op haar website geplaatst. De ‘@genda 2015‘. In het voorwoord stelt de voorzitter van de Subcommissie Gemeentelijke Dienstverlening en Informatiebeleid VNG een aantal vragen. Graag geef ik burgemeester Han Polman van de gemeente Bergen op Zoom antwoord op zijn vragen.

Q: Verbeteren we echt onze informatiepositie of werken we binnen onze gemeente al in de basis langs elkaar heen?
A: Jullie werken langs elkaar heen.

Q: Werken we echt samen met andere organisaties in het delen van informatie?
A: Nee.

Q: Vinden we vaak het wiel opnieuw uit?
A: Ja.

Q: Doen we veel dubbel werk in het bevragen van inwoners en bedrijven?
A: Ja.

Q: Maken we slim gebruik van de informatie die we als overheid in huis hebben?
A: Nee.

Q: Pakken we echt de financiële voordelen door slimmere verbindingen met elkaar te maken?
A: Nee.

Q: Houden we voldoende rekening met beveiliging en privacy?
A: Nee.

Q: Houden we het wettelijk doel voor ogen om informatie te hebben en te delen?
A: Nee.

Q: Zijn we scherp in het onder- scheid ‘need to know’ en ‘nice to know’?
A: Nee.

Q: Bieden we onze inwoners de mogelijkheid om de informatie te kennen en waar nodig te corrigeren?
A: Nee.

Overigens neem ik aan dat het voor de lezer duidelijk is dat hij deze blog moet plaatsen onder het kopje “zwarte humor“. In de traditie van Monty Python. 🙂

PS: ben je op zoek naar antwoorden en niet naar entertainment? Kijk dan eens op de site van Zenc. Daar vind je een andere versie van deze blogpost. Eentje met antwoorden.

Verkennend onderzoek: Te veel gevraagd? Minder indieningsvereisten, meer service

Eindelijk is hij er! Vorige week is het rapport op basis van ons onderzoek naar indieningsvereisten verstuurd aan alle Nederlandse gemeenten. Iedere gemeente ontvangt maar liefst 10 exemplaren! Dat betekent een oplage van meer dan 4.000. Een managementboek is met dergelijke aantallen een bestseller. Hier zijn we dan ook best een beetje trots op. 🙂

Wat kun je er mee
Gemeenten kunnen dit rapport gebruiken om hun producten te herontwerpen. Het rapport helpt proces- en producteigenaren om aanvraagformulieren op een onderbouwde manier te verkorten. Dit draagt bij aan een reductie van de administratieve lasten voor burgers en bedrijven. Lees verder →

Vijf definities van de indieningsvereiste ‘partner’

Eerder dit jaar heb ik met Zenc‘er Frans Jan het onderzoek naar indieningsvereisten afgerond.* Een indieningsvereiste is een bewijsstuk of informatie die een overheidsorganisatie aan een klant vraagt op het moment dat de klant een aanvraag indient. Het bewijsstuk of de informatie moet in de aanvraag zijn opgenomen. Wanneer het geen onderdeel is van de aanvraag neemt de overheidsorganisatie de aanvraag niet in behandeling. In het onderzoek brengen we in kaart wat de indieningsvereisten zijn bij 70 gemeentelijke producten.

Een indieningsvereiste die regelmatig terugkeert is de indieningsvereiste ‘partner‘. Er zijn verschillende manieren waarop je deze indieningsvereiste kunt definiëren. Wij kwamen tot de volgende vijf(!) definities:

De persoon die je echtgeno(o)t(e) is;
De persoon waar je een geregistreerd partnerschap mee bent aangegaan;
De persoon (of personen) waar je een samenlevingsovereenkomst mee bent aangegaan;
De persoon waar je een fiscaal partnerschap mee bent aangegaan
De persoon waar je een gezamenlijke huishouding mee voert.

Dit laat zien dat de indieningsvereiste ‘partner’ de aanvrager veel ruimte geeft om hier een eigen interpretatie aan te geven. Dat is een probleem, omdat de aanvrager de definitie kan kiezen die hem op dat moment het meest gunstig uitkomt. Door geen exacte definitie te geven loopt de gemeente het risico dat de aanvrager niet datgene invult wat de gemeente gebruikt om de aanvraag toe te kennen. Hierdoor bestaat de kans dat de gemeente de aanvraag toekent op basis van onjuiste gegevens.

Zo is het mogelijk om in een samenlevingsovereenkomst de wederzijdse onderhoudsplicht niet op te nemen, terwijl deze personen elkaar misschien wel als partner beschouwen. De hoogte van een uitkering is in deze situatie hoger in vergelijking met de situatie waar de partners met elkaar getrouwd zijn. In die laatste situatie is er wel sprake van een onderhoudsplicht. Toch is in beide gevallen het begrip ‘partner’ een juiste omschrijving van de situatie.

Wij zijn gekomen tot vijf definities van de indieningsvereiste ‘partner’. Maar ik heb het vermoeden dat er meer definities te geven zijn. Wie kent er nog meer definities? Ik zie ze graag in de reacties hieronder!

* De VNG publiceert de resultaten binnen ongeveer een maand.

Waarom gemeenten nooit meer om een “kopie eigendomsbewijs” hoeven te vragen

Afbeelding via Stanford

Als je aanspraak wilt maken op planschade moet je bij je aanvraag vaak een “kopie eigendomsbewijs” overleggen. Deze kopie wordt gebruikt om vast te stellen of het eigendom van het perceel bij de persoon ligt die planschadevergoeding aanvraagt. Hieronder geef ik een alternatief voor het kopie.

In behandeling nemen vs. toekennen planschade

De kopie is in veel gevallen een indieningsvereiste voor het aanvragen van planschade. Als de kopie niet wordt meegeleverd met de aanvraag, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

Dat de aanvrager eigenaar moet zijn is een voorwaarde voor het toekennen van de planschade. Maar er is geen “kopie eigendomsbewijs” nodig om vast te stellen wie de eigenaar is. Dat kan anders en beter!

Vaststellen van het eigenaarschap, maar dan modern

Het vaststellen van eigendom kan je niet mondeling aan de aanvrager zelf vragen. Dan kan hij er over liegen. Daarom is het nodig het eigenaarschap op te vragen bij / te controleren met een registratie. In dit geval gaat het om een perceel en is het Kadaster de juiste registratie.

Je kunt de aanvrager een kopie eigendomsbewijs mee laten nemen op het moment dat hij de aanvraag indient. Voor mensen die een beetje handig zijn met een fotobewerkingsprogramma (of kopieerapparaat, typp-ex en wat pritt stift) zijn deze makkelijk te vervalsen. Dat geldt ook voor het origineel. Je begrijpt: dat brengt een zeker risico met zich mee.

Beter is het om op basis van het identiteitsbewijs van de aanvrager ter plekke aan de balie vast te stellen wat het BSN nummer van die persoon is. Dat kan door naar het paspoort te kijken. Ook kopieën van paspoorten kunnen makkelijk worden vervalst, dus een inspectie van het document aan de balie is noodzakelijk. Op basis van dat BSN kan de gemeente zelf de koppeling maken met het Kadaster.

De behandelend ambtenaar kan met het BSN de controle uitvoeren of de aanvrager ook eigenaar is. Om dat vast te stellen hoeft hij alleen maar in de registratie (het Kadaster) op te zoeken of de persoon eigenaar is. Dat criterium kan de behandelend ambtenaar vervolgens afvinken op de checklist van voorwaarden waar aan voldaan moet worden om de planschade toe te kennen.

Conclusie

Nee, het vaststellen van het eigenaarschap is geen overbodig gegeven bij het toekennen van een planschade.

Ja, het opvragen van een “kopie eigendomsbewijs” (ook wel uittreksel uit het Kadaster) is wel een overbodige indieningsvereiste omdat:

het eigenaarschap van een perceel ook zonder het indieningsvereiste kan worden vastgesteld;
een kopie zeer fraudegevoelig is;
de overheid al beschikt over deze gegevens.

Toelichting op deze post

In opdracht van de VNG heb ik met Zenc vorig jaar onderzoek gedaan naar indieningsvereisten van 70 gemeentelijke producten bij 3 gemeenten. Dit is een van de resultaten. Later dit jaar worden de resultaten door de VNG bekend gemaakt.

Interessant? Neem dan contact met me op als je wil weten wat we rond het terugdringen van indieningsvereisten voor jouw organisatie kunnen betekenen.

België als infrastructuur

Hieronder is de presentatie opgenomen die ik heb verzorgd tijdens een workshop voor gemeenteanbtenaren en vertegenwoordigers van ministeries en landelijke organisaties. De presentatie is en combinatie tussen De overheid als infrastructuur (pdf alert!) en Belgen doen het beter. Vandaar de titel “België als infrastructuur”.

De leukste vraag na afloop: “Waarom vertellen jullie dit niet aan mensen die meer invloed hebben?“

Peter-August Keur

Over overheid en informatie