Enkele weken geleden kruisten ‘open documentstandaarden’ mijn pad. Ik had er wel eens van gehoord. Het raakte me niet, dus waarom zou ik me er druk over maken? Iedere keer als het ter sprake kwam tijdens mijn advieswerk deed ik het af als ‘iets voor techneuten’. Onbekend maakt onbemind, zullen we maar zeggen. Nu ik me er meer in heb kunnen verdiepen is er een wereld voor me opengegaan. Open documentstandaarden zijn essentieel voor digitale dienstverlening. Ze zijn veel belangrijker dan ik altijd dacht! Open documentstandaarden raken digitale dienstverlening in het hart. Ter herinnering: de simpelste vorm van digitale dienstverlening is het verstrekken van informatie via een internetpagina. Pas veel later komen e-formulieren en online zaakafhandeling.
Nu hebben we natuurlijk de Webrichtlijnen die de – technische – toegankelijkheid van informatie op een webpagina voorschrijven. Maar op het moment dat de informatie niet in een webpagina zit, maar in een brochure, folder of formulier die je kunt downloaden, verlaat je het domein van Webrichtlijnen. Je treedt dan het domein van de open documentstandaarden binnen. Er is niemand die zit te wachten op een document dat hij niet kan openen. Of op een document dat hij wél kan openen, maar niet leesbaar is. Of er totaal anders uit ziet dan de manier waarop de opsteller het bedoeld heeft. Open documentstandaarden lossen dit probleem op. Iedereen kan een document dat is opgesteld volgens een open documentstandaard openen! Dit verbetert de kwaliteit van je digitale dienstverlening op het meest basale niveau. Namelijk het verstrekken van informatie aan burger en bedrijf.
Maar open documentstandaarden gaan nog veel verder. Door gebruik te maken van open documentstandaarden, maak je informatie veel beter toegankelijk voor andersvaliden. Een document dat is opgesteld volgens een open documentstandaard (bijvoorbeeld PDF/A-2a) bevat veel meer informatie, dan de informatie die je van het scherm leest. Hierdoor kunnen blinde burgers het document ook lezen. Braillelezers zijn zeer goed in staat dit document leesbaar te maken voor personen die braille ‘spreken’. Een mooie service voor deze doelgroep, lijkt me. Dit is lastiger te realiseren met documenten die geen open standaard zijn. Open documentstandaarden zijn niet alleen goed voor het verbeteren van dienstverlening. Je bent beter voorbereid op de toekomst door open documentstandaarden te gebruiken. Zo zijn zij erg geschikt om digitale documenten langdurig te archiveren. De open documentstandaarden zijn zodanig opgesteld dat het bestand voldoende informatie bevat om later makkelijk gelezen te worden. Ook na 100 jaar.
Een laatste voordeel is dat open documentstandaarden je voorbereiden op nieuwe technologie. ODF is zeer geschikt om te gebruiken in cloudtoepassingen. ODF heeft alles in zich om makkelijk op te nemen in bijvoorbeeld een overheidscloud. Alles wijst er op dat deze overheidscloud er zal komen. Door nu alvast een kleine stap te zetten en over te stappen is de sprong naar een cloudtoepassing een beetje kleiner!
PS: begin volgend jaar komt Forum en College Standaardisatie met een nieuwe ‘Handreiking open documentstandaarden voor de overheid’. Daar lezen besluitvormers waar zij op moeten letten bij het gebruik van open documentstandaarden.
Deze blog verscheen eerder op InGovernment. Zie hier.