In discussies over informatie en informatiemanagement wordt vaak te weinig onderscheid gemaakt tussen de soorten informatie waar een organisatie mee te maken heeft. Het verschil tussen gestructureerde en ongestructureerde informatie is gigantisch en met iedere soort moet daarom ook anders worden omgegaan.

Gestructureerde informatie is alle informatie die in databases kan worden opgeslagen. Het gaat meestal om opsommingen van kenmerken. Bijvoorbeeld: leeftijd, geslacht, geboorteplaats, etc. Het zijn de invoerveldjes op een simpel aanvraagformulier.

Ongestructureerde informatie is de informatie die in documentmanagementsystemen wordt opgeslagen. Het gaat meestal om teksten waarin een gecompliceerd onderwerp wordt uitgelegd of toegelicht. Bijvoorbeeld brieven, tekeningen, rapporten, memo`s, etc.

Hieronder een kort overzicht van de belangrijkste verschillen tussen gestructureerde en ongestructureerde informatie:

Gestructureerd vs. Ongestructureerd

Koppelbaar – Niet koppelbaar
Analyse te automatiseren – Analyse lastig te automatiseren
Database – Documentmanagement
Proces – Beleid
Te standaardiseren – Niet te standaardiseren

Natuurlijk zijn er meer nuances te maken, maar dat vraagt eerder om een boek dan om een blogpost. Het gaat er om dat ongestructureerde informatie lastiger te verwerken is dan gestructureerde informatie. Daar moet meer aandacht voor zijn in discussies over het verwerken van informatie door de overheid. Aan de andere kant is het natuurlijk zo dat de overheid informatie veel meer kan structureren. Dit vergemakkelijkt de verwerking én kan bijdragen aan het versnellen van de dienstverlening.

Gemeenten kunnen in plaats van een “vormvrije brief” ook een simpel formulier gebruiken voor, bijvoorbeeld, het verkrijgen van toestemming voor het gebruik van de openbare ruimte om een container te mogen plaatsen. Dit betreft een standaardsituatie waarvoor via een gestructureerd formulier toestemming kan worden aangevraagd. Dit bespaart de indiener de moeite van het schrijven van een brief, waarvan bovendien niet helder is wat er in moet komen. Ook bespaart het de gemeente de moeite van het lezen van brieven en wordt het mogelijk de aanvraag in te voeren in een systeem en het systeem de toestemming te laten bepalen op basis van de inhoud van het formulier.