‘Automatiseren’ is een wat belegen term. We zijn tenslotte al tientallen jaren bezig met het vervangen van menselijke arbeid door computerprogramma’s. Het is niet sexy en een beetje ICT’er houdt zich er ver van. Je bent niet geliefd als je automatiseert. Ook omdat banen op het spel komen te staan door succesvolle automatiseringstrajecten.

Op dit moment hebben veel ICT-ontwikkelingen binnen de overheid betrekking op standaardisatie en het koppelen van bestaande systemen. Zie bijvoorbeeld de ontwikkeling van het stelsel van basisregistraties. Een uitstekende ontwikkeling, maar het is jammer dat er wat weinig aandacht is voor het overbodig maken van menselijke arbeid.

Juist door ‘ouderwets’ te automatiseren kun je nog veel routinematige menselijke handelingen overbodig maken. Hierbij denk ik aan de volgende handelingen:

• het invoeren van naam, adres en woonplaatsgegevens;
• het nemen van besluiten (het verstrekken van een kapvergunning kun je 100% automatiseren);
• het controleren van de identiteit (eNik).

Met het oog op de aankomende vergrijzing is vergaand automatiseren hard nodig. De overheid staat voor de opgave om zo veel mogelijk menselijke handelingen overbodig te maken. Op basis van wet- en regelgeving die als linked open data beschikbaar komt is het – in theorie – steeds beter mogelijk. Je kunt dan zelfs het interpreteren van wetten en regels automatiseren. Dat is een handeling die je tot voor kort niet wilde automatiseren, omdat daar specifieke vaardigheden voor nodig zijn die je niet kunt automatiseren. Namelijk het interpreteren en betekenisvol verwerken van wetten.

Gelukkig gloort er voor de automatiseerder licht aan het einde van de horizon! De procesmanagementfilosofie ‘lean’ is op dit moment erg populair bij overheidsorganisaties.* Dit is bij uitstek een manier om de ‘lucht’ uit processen te halen. Nadat een proces volgens lean-principes is (her-)ontworpen zijn de doorlooptijden korter, is er minder capaciteit nodig en is de kwaliteit hoger. Vaak is ook het proces in kaart gebracht.

Dit is natuurlijk fantastisch voor de medewerkers! Zij kunnen eindelijk die toegevoegde waarde leveren die zij graag zien.

Het is zo mogelijk nog fantastischer voor de automatiseerder! Hij weet precies wat hij moet automatiseren. Bovendien is het te automatiseren proces lang niet zo omvangrijk meer. Dit maakt het automatiseringstraject overzichtelijk, waardoor budgetoverschrijdingen minder vaak voor komen.

Lean is dan ook de redding voor de automatiseerder.

* Bij Zenc noemen we het gewoon procesherontwerp.